Para se ter um consultório odontológico de sucesso são muitos os fatores que precisam ser levados em consideração: o excelente atendimento, o conhecimento da sua especialidade, a captação e fidelização dos pacientes, a gestão financeira da clínica e, é claro, contar com uma equipe preparada e eficiente.
Aqui estamos falando especificamente da secretária odontológica. A maioria dos dentistas, especialmente os que estão abrindo seus primeiros consultórios e ainda não possuem tanto conhecimento prático na gestão de um estabelecimento, definitivamente subestimam essa profissional.
Esquecer o tamanho da importância da secretária é um erro, principalmente quando pensamos na fidelização de pacientes. Afinal, a secretária odontológica é a primeira pessoa com quem o paciente entra em contato, seja no agendamento nas redes sociais ou por telefone, ou mesmo na hora que ele entra no seu consultório.
Além disso, devido à agenda corrida dos dentistas, muitos pacientes só se comunicam com o especialista durante a consulta. As demais etapas do atendimento acabam ficando com a secretária, incluindo o pós-atendimento.
Somando à recepção e atendimento ao paciente, a secretária realiza parte importante da gestão de um consultório odontológico, cuidando dos horários na agenda, das postagens nas redes sociais e muito mais. Sem contar no auxílio às demandas administrativas.
Em suma, a secretária é um membro com grandes responsabilidades. Sabendo disso, reunimos quatro dicas essenciais para sua secretária. Continue sua leitura para que esse trabalho tão importante seja um sucesso no seu consultório de odontologia!
Para isso, vale a pena ter tudo registrado digitalmente em um sistema de gestão para clínicas odontológicas. Softwares como o Dental Office possuem agenda online e uma série de outras ferramentas integradas, justamente para facilitar a vida da secretária, que poderá administrar toda rotina da clínica por um só lugar.
E por fim, pode parecer um mero detalhe, mas é importante ter uma mesa limpa e organizada, para evitar de causar uma má impressão nos pacientes, e também para ter mais agilidade e produtividade no trabalho.
A comunicação é uma das principais habilidades necessárias para ser uma boa secretária odontológica. Afinal, ela precisa combinar horários com os pacientes, recepcioná-los na clínica, marcar reconsultas e tirar dúvidas sobre os procedimentos realizados no consultório.
Então, no todo, são quatro pontos principais que precisam ser levados com atenção:
Tudo isso é muito importante para fidelizar pacientes, criando uma referência na memória deles do consultório como um um lugar que oferece serviço de qualidade e cuidado com o público.
Assim, os pacientes irão querer voltar e podem até indicar o estabelecimento para outras pessoas, ajudando organicamente na captação de novos clientes.
Algumas dicas que podem ajudar a lidar melhor com imprevistos são:
Siga o protocolo: se o consultório odontológico não possui um protocolo de atendimento, deveria. Eles irão guiar as secretárias e recepcionistas durante seu trabalho com o público, padronizando o bom atendimento e automaticamente fornecendo saídas quando surgir um imprevisto.
Conte com planos alternativos: sabendo que algo sempre tem a possibilidade de não correr como o esperado, é interessante organizar um plano B para ter uma saída caso as coisas se compliquem.
Busque suporte: é sempre bom conversar com os colegas e pedir apoio no caso de um imprevisto acontecer. Por maior que seja o senso de responsabilidade da secretária, é preciso saber que é impossível dar conta de tudo sozinha sempre e, quando algum problema aparece, poder contar com a equipe é essencial.
Esteja por dentro de todos os processos da clínica: essa, que já é uma atribuição básica da secretária, se torna ainda mais importante nos momentos em que um problema aparece de surpresa. Quando algo der errado e os protocolos de atendimento não forem suficientes, conhecer os processos internos do consultório pode ajudar a buscar saídas alternativas.
Fonte: dentaloffice.com.br