Controle de Estoque Odontológico: guia prático para dentistas e gestores
A gestão do estoque odontológico influencia todo o processo e funcionamento do seu consultório.
Afinal, uma clínica com o estoque desorganizado pode afetar diretamente os atendimentos aos pacientes, e gerar diversos problemas.
Desde organização à compra de materiais, uma boa gestão de estoque requer disposição e tempo para acompanhar os status de cada material com a maior agilidade possível.
E por ser uma tarefa que requer acompanhamento diário e preciso, muitas clínicas e consultórios odontológicos podem pecar nesse aspecto.
Pensando nisso, nós do Blog Dental Office preparamos esse post com dicas preciosas para realizar o estoque da sua clínica odontológica de forma fácil, ágil e segura.
Continue lendo esse post e saiba mais.
Dicas para não errar no estoque odontológico
Antes de irmos para o passo a passo do controle de estoque eficiente, é preciso entender como não errar nesse processo. Separamos algumas dicas para te ajudar.
Tenha informações claras, acessíveis e precisas!
A primeira dica essencial para uma boa gestão do estoque odontológico é ter informações claras, acessíveis e precisas. Isso inclui conhecer a quantidade, validade e local de armazenamento de cada item utilizado na clínica.
Busque parcerias com seus fornecedores
Contar com o apoio dos fornecedores é fundamental para uma organização eficiente. Busque empresas comprometidas com sua clínica, que ofereçam pronto atendimento, entrega rápida e cobranças adequadas.
Defina quantidades ideais para o estoque de sua clínica odontológica
Evite lotar o estoque com produtos de uso esporádico ao longo de muitos meses. Porém, é crucial garantir o abastecimento dos equipamentos e materiais odontológicos essenciais para o trabalho da clínica.
Tenha um espaço organizado
Embora as dicas anteriores sejam essenciais para uma gestão eficiente do estoque, uma organização física adequada é igualmente crucial. Manter o espaço do estoque organizado evita pilhas de materiais misturados e desorganizados, o que tornaria o trabalho mais demorado e tedioso para todos.
Agora que já vimos dicas primordiais de como não errar no seu estoque, vamos ao passo a passo de como ter um controle eficaz.
Cheque os materiais no seu inventário
O inventário nada mais é do que o local utilizado para controlar tudo o que está em estoque. Ou seja, o que saiu, o que entrou e quando tudo isso aconteceu.
O especialista em finanças, Maurício Galhardo diz que “o excesso de mercadorias precisa ser igualmente observado porque equivale a dinheiro parado no estoque e, consequentemente, pode desequilibrar a gestão financeira da empresa. Não sobrar produto é tão importante quanto não faltar”.
Portanto, é importante saber equilibrar a quantidade de materiais no seu estoque para que não haja exageros, e muito menos, falta de materiais.
Faça um fluxo de entrada e saída do estoque odontológico
Com certeza, essa é uma das etapas mais importantes e que exigem maior cuidado quando falamos do estoque odontológico. Afinal, como repor materiais se você não sabe a frequência e nem a quantidade em que eles são usados?
Por isso, é primordial que você faça um passo a passo de cada entrada e saída de mercadoria. Quanto mais organização você tiver na elaboração desse tipo de relatório, mais os processos ficarão mais fáceis de acompanhar.
O ideal é fazer esse processo semanalmente, ou até mesmo diariamente, de acordo com o seu fluxo.
Validade dos produtos no estoque odontológico
Outra etapa que deve ser acompanhada de perto é em relação a validade de produtos. Essa talvez seja a fase que mais exigirá de você e da sua equipe, afinal é preciso ter um controle rigoroso quanto a isso no seu estoque odontológico.
Ter atualizado as validades de todos os produtos é muito importante para a higiene e organização do estoque.
Apesar de poder ser realizada no “olhômetro”, a nossa dica é contar com um sistema que te avise quando algum produto ou material estiver perto do vencimento. Dessa forma você terá mais controle do seu estoque.
Acompanhe os gastos da sua equipe
O gerenciamento eficiente do estoque odontológico é fundamental, abrangendo tanto os materiais de tratamento quanto os utilizados no escritório.
Em clínicas com múltiplos dentistas, é imprescindível monitorar cuidadosamente os gastos individuais de cada profissional, garantindo o uso apropriado dos recursos.
Além disso, é essencial conscientizar toda a equipe sobre a importância de evitar o uso excessivo de papel e impressões, especialmente quando a clínica possui um software de gestão que pode reduzir significativamente esses custos.
Planilha ou Sistema?
Muitos empreendedores cometem o grave erro de achar que só porque estão começando o negócio tem de iniciar com planilhas (às vezes, várias planilhas). Ou pior, até mesmo na caneta e papel.
A planilha é muito importante nesse tipo de empreendimento, mas ficar preso à medida que seu negócio avança, é um dos principais motivos de complicações iniciais. Além disso, não dá para confiar em anotações de papel, pois estas podem se perder com facilidade.
Vai aqui alguns dos benefícios do software em comparação às planilhas:
- Intuitivo: Se você odeia trabalhar com aquelas fórmulas chatas de planilha, o sistema oferece comodidade, e é muito intuitivo
- Fácil utilização: Planilhas podem ser complicadas de utilizar, especialmente quando falamos de números e que requerem diversas fórmulas. Em um software, é necessário inserir apenas alguns dados para que o sistema faça o trabalho para você
- Suporte: Caso aconteça algum problema na planilha você terá que contratar um consultor especializado, enquanto as empresas criadoras de sistemas oferecem suporte online, via telefone, e-mail e chat.
Para saber mais vantagens acesse esse artigo em que comparamos as planilhas de Excel com Software, para o gerenciamento odontológico.
Atualmente, a melhor forma de gerenciar o estoque odontológico do seu consultório é através de um software que oferece ferramentas de controle financeiro; contas a pagar e o próprio gerenciador de estoque.
Treine seu time
Já dissemos aqui no blog que o treinamento é muito importante na execução das atividades com excelência no consultório.
Se você tiver um time grande, poderá delegar a liderança, especificamente, para essa atividade. Caso você necessite de um sistema, o treinamento também é muito importante, e não deve ser negligenciado.
No entanto, contar com um sistema intuitivo é primordial para que esse trabalho seja feito de forma segura e sustentável.
Tudo isso sem contar nos tutoriais e equipe de suporte que estão sempre a postos para sanar dúvidas e deixar todo esse processo de aprendizagem mais tranquilo para a equipe da sua clínica.
Automatize seu estoque odontológico
Seguindo o que já falamos anteriormente nesse post, uma das maiores vantagens de adquirir um sistema odontológico é ganhar tempo. Afinal, com um sistema você otimiza tempo e consegue atender outros pacientes.
Apesar de ser possível realizar um bom controle do estoque odontológico manualmente, e fazer todo esse processo por sua conta, um sistema de gestão pode agilizar e muito todo esse processo.
Além de ter tudo em um único local, um software conseguirá executar atividades automaticamente, fazendo relatórios e conferindo seu estoque otimizando muito mais tempo.
Assim, você poderá se concentrar em outras tarefas tão ou até mais complexas, e claro, nos seus pacientes.
Ter esse tipo de cuidado com o consultório trará benefícios significativos para você e evitará complicações futuras. Já imaginou se falta algum equipamento na hora do atendimento?
A falta de organização nessas situações pode prejudicar o desenvolvimento da sua clínica.
O sistema é uma ferramenta facilitadora que o ajudará a otimizar tempo, espaço, organização, entre outras das muitas vantagens.
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