Confirmação de consulta
Como reduzir as faltas de pacientes?
Tão importante quanto investir no marketing do consultório odontológico é, também, ter uma estratégia de confirmação de consulta para garantir que os seus horários sejam devidamente preenchidos e que você não tenha nenhum prejuízo. Afinal, quem trabalha por conta própria sabe o quanto as faltas geram impactos no bolso.
Se você não conta com nenhum tipo de confirmação de agendamento e apenas confia na memória do paciente, continue a leitura deste conteúdo e confira as dicas que preparamos para a sua clínica!
Qual a importância da estratégia de confirmação de consulta?
Trabalhar com serviços de confirmação é extremamente prático para o dentista e para o paciente. Confira, abaixo, a importância e os benefícios.
Diminuir número de faltas
Este, sem dúvidas, é o objetivo principal. Como comentamos no início deste conteúdo, as faltas em um consultório são sinônimo de prejuízo. Isso porque você deixa um horário vago na sua agenda e perde a oportunidade de encaixar outros clientes para garantir o faturamento.
Muitas vezes, as faltas acontecem apenas pelo esquecimento do paciente, que pode estar com a rotina mais corrida. Essa estratégia simples pode ajudá-lo a lembrar de comparecer na consulta.
Organizar a agenda
Quando as faltas acontecem, muitas vezes o paciente sequer avisa com antecedência que não poderá estar presente. E, como explicamos, isso gera prejuízos. A estratégia de confirmação de consulta também visa diminuir esse tipo de situação.
Se o paciente é avisado com antecedência e comunica que não poderá comparecer, você tem tempo de organizar a agenda e fazer novos encaixes de horários.
Melhorar a experiência do paciente
Aproximar-se do seu cliente é importantíssimo para mantê-lo no consultório e evitar que ele migre para a concorrência. Pode parecer que não, mas, acredite, pequenas coisas no relacionamento consultório-paciente fazem a diferença, e uma delas é a comunicação dos agendamentos.
Além de lembrar a pessoa, essa é uma forma de ajudar o paciente a organizar-se melhor em relação a horários e, até mesmo, a outras informações sobre a consulta.
Melhorar a rotina da secretária
As estratégias de confirmação de agendamento são automatizadas, isso significa que a secretária não precisa ficar ligando ou enviando mensagens manualmente porque o sistema vai fazer isso.
A automatização para confirmar consulta facilita o trabalho da secretária e do dentista.
Isso melhora a produtividade na recepção, já que proporciona mais tempo livre para que a secretária se envolva com outras funções que requerem mais atenção. Além disso, é uma forma de evitar que a recepcionista se esqueça de confirmar algum paciente.
Como funciona a confirmação de consulta?
A confirmação de consulta consiste no envio automatizado de lembretes para pacientes, sempre com antecedência. Você pode definir a antecedência que seja interessante para o consultório (três dias antes e na véspera podem ser uma boa ideia), mas lembre-se que não deve ser algo abusivo.
Nesse lembrete, a depender do meio utilizado, você pode inserir um link para a pessoa clicar e automaticamente confirmar a consulta. Ou, então, solicitar que ela responda avisando se vai ou não comparecer.
Como fazer confirmação de agendamento automatizada?
O primeiro passo para ativar a confirmação automática é escolher o meio. Atualmente, existem algumas tecnologias que são bastante práticas e de fácil acesso para o paciente. Confira!
SMS
SMS é o envio de mensagens de texto via celular, o que significa que qualquer aparelho móvel pode receber a confirmação de agendamento, mesmo que sejam antigos e não tenham suporte a aplicativos.
É uma alternativa acessível e permite que o paciente possa ter acesso à mensagem ainda que não esteja conectado à internet.
Uma das desvantagens é que, com o uso de apps de mensagens instantâneas, muitas pessoas deixaram de verificar os SMSs ou têm receio de clicar em links por serem golpes.
O lembrete automático do WhatsApp tem sido uma das opções favoritas, isso porque o Brasil é o segundo país com mais usuários no app, de acordo com pesquisa da Mobile Time. Dessa forma, esse é um ótimo meio para se investir.
O único ponto negativo é que para fazer uso do WhatsApp o paciente precisa estar conectado à internet. Em uma situação em que isso não aconteça, ele pode perder a comunicação.
Exceto essa situação, o app é uma boa ideia e oferece mais chances do cliente visualizar a mensagem e, também, de respondê-la.
Aplicativo próprio
Outra opção é ter um aplicativo próprio para as confirmações. Alguns sistemas já oferecem essa alternativa e você não precisa se preocupar em pagar um desenvolvedor para isso.
O aplicativo próprio é uma opção bastante completa para o seu paciente manter-se informado a todo o momento.
O benefício do aplicativo é que, além de receber os lembretes, o paciente pode ter acesso a outras informações, o que torna a comunicação mais simples. Por outro lado, alguns clientes podem ter celulares com pouca memória ou que não estejam atualizados para receber o app.
É necessário estudar o seu público, a aceitação a essas plataformas e, também, verificar qual oferece mais benefícios em número de disparos, preços e outras comodidades. Uma dica é fazer um levantamento da opinião dos seus clientes para conseguir entender o que melhor se adapta às necessidades deles.
Além de escolher o melhor meio, vale lembrar que muitos softwares odontológicos oferecem a opção do disparo de avisos para os pacientes. Aliás, esse é um ponto importante que deve ser considerado na hora de comprar um programa para o seu consultório odontológico.
Novamente, não se esqueça de confirmar qual o tipo de disparo o software tem incluso, para escolher o que se adequa melhor.
Se você ainda não possui um software, há a opção de fazer o envio agendado pelo WhatsApp. Confira no vídeo do canal Otimize o seu negócio o passo a passo:
Modelos de mensagem de confirmação de consulta
Agora, vamos imaginar que você já escolheu a sua plataforma de envio de lembretes. Chegou o momento de pensar no texto da mensagem que vai ser enviada.
Algumas informações são fundamentais para que a comunicação seja eficaz:
- Nome do seu consultório e nome da pessoa responsável pelo envio
- Nome do paciente
- Data (por exemplo, quarta-feira, 28 de setembro) e horário
- Motivo do contato
- Endereço e telefone para contato
Lembre-se que a mensagem deve ser redigida corretamente, sem erros de português e muitas abreviações, para evitar que o paciente cogite a hipótese de ser um golpe.
Por último, esta é uma oportunidade para aproximar-se do paciente. Então, que tal ter uma abordagem mais humanizada, ao invés de ser algo sem personalização? Esse tipo de comunicação faz toda a diferença!
Confira alguns exemplos:
Olá, NOME DO PACIENTE. Aqui é NOME DO RESPONSÁVEL PELO ENVIO, da NOME DA CLÍNICA. Como você está?
O motivo do meu contato é para te avisar que no dia INSERIR DATA, às INSERIR HORÁRIO, você tem uma consulta agendada com a/o NOME DO DENTISTA.
Caso não seja possível comparecer, por favor, nos avise pelo telefone NÚMERO DE TELEFONE.
Até mais!
Vale lembrar que o final pode ser personalizado, de acordo com a forma de confirmação da consulta — que pode ser por telefone, clicar em link ou responder a mensagem.
Outro modelo:
Olá, NOME DO PACIENTE. Sou NOME DO RESPONSÁVEL PELO ENVIO, da NOME DA CLÍNICA.
Estou passando para lembrar que a sua consulta está agendada para o dia INSERIR DATA, às INSERIR HORÁRIO. Caso não consiga vir, por favor, avise-nos em até 24 horas pelo telefone NÚMERO DE TELEFONE.
Atenciosamente
Existem inúmeras possibilidades para as suas mensagens e você pode escrever algumas opções até encontrar aquela que mais agrade. Desde que tenha as informações principais e esteja bem redigida, a sua equipe pode ficar à vontade para criar algo mais personalizado.
Como você viu ao longo do texto, os lembretes de consulta são uma ótima aposta para o seu consultório, independentemente do tamanho. Os benefícios são vários e essa é uma forma de eliminar uma tarefa, já que pode ser automatizada. Na hora de fazer os disparos, apenas certifique-se de que isso não aconteça fora do horário comercial ou durante os fins de semana.
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